Майндмаппинг может оказать неоценимую помощь тем, кто часто участвует или организует всевозможные совещания и семинары. Применение интеллект-карт гораздо шире, чем удобное представление повестки дня и круга обсуждаемых вопросов. С их помощью вы организуете и проведете совещание на самом высшем уровне, не затратив при этом ни грамма лишней психической энергии.
В этой статье я остановлюсь на использовании Mind-Maps для организации совещаний. Бизнес-совещания обычно организуются для коллективного обсуждения достигнутых результатов, направлений развития и путей решения возникших проблем. Цели совещания должны быть четкими и определенными заранее. Должен быть определен круг людей, которые будут участвовать в совещании. Совсем не обязательно собирать руководителей всех подразделений компании для того чтобы решить узкий вопрос. Для того чтобы совещание прошло максимально эффективно, люди должны придти на него подготовленными, обладая необходимой информацией. Как же использовать интеллект-карты для подготовки совещания:
- Определите цели совещания. Совещание без цели – убитое время. В процессе совещания вы должны строго придерживаться целей и не отступать от них, без острой необходимости. Каждую цель поместите на отдельную ветвь интеллект-карты.
- От каждой цели создайте субтопики, обозначающие вопросы и подвопросы, которые должны быть обсуждены. Используйте специальные значки для обозначения очень важных и факультативных вопросов. Если уже есть предварительные варианты решения проблемы, поместите их в субтопики.
- Определите состав участников совещания. На совещании не должно быть «лишних» людей. Во-первых, они могут внести дезорганизующий момент в ход совещания, а, во-вторых, потраченное на совещание время, они могут провести в другом месте с пользой для общего дела. В тоже время, постарайтесь пригласить на совещание всех тех, чье мнение может оказаться необходимым по любому из рассматриваемых вопросов. Отведите отдельную ветвь интеллект карты для перечня участников. Сгруппируйте их по организациям, отделам или иным критериям. Обозначьте связи от каждого приглашенного к целям и вопросам совещания. На связи можно более конкретно указать причину, по которой приглашен именно данный человек для решения обозначенной проблемы. Если есть такая необходимость, укажите с помощью субтопиков контактную информацию по каждому приглашенному участнику совещания.
- Часто для совещания необходимы дополнительные информационные материалы и оборудование. Отведите для них еще одну ветвь интеллект-карты. Сюда могут быть помещены напоминания о необходимости подготовить копии отчетов по экономическому состоянию организацию, по запасу продукции на складах или динамике продаж по категориям продуктов с указанием наиболее важных цифр и фактов. Вероятно, вам может понадобиться экран и проектор для демонстрации презентаций, а может быть пригодится доска для коллективной работы над общей интеллект-картой.
Не забудьте заблаговременно позаботиться о том, чтобы подготовленная интеллект-карта совещания оказалась в распоряжении каждого участника совещания.
Комментариев нет:
Отправить комментарий